Afin d’effectuer une gestion efficace des engagements, le Centre d'acquisitions gouvernementales (CAG) constitue une liste de répondants en regroupements d’achats, puisqu’une collaboration étroite est déterminante dans l’atteinte des économies d’échelles visées par ces regroupements d’achats.
À titre de répondant en regroupements d’achats et interlocuteur unique de son organisation, le répondant est appelé à :
- recueillir et regrouper, au sein de son organisation, les engagements requis en vue d’adhérer aux regroupements d’achats, par l’entremise de fiches techniques que le CAG transmettra;
- recueillir ou émettre des opinions sur divers besoins, actuels ou futurs, en matière de regroupements d’achats et pourra être appelé à participer à des consultations pour connaître la satisfaction de son organisation;
- valider, de façon sporadique, les informations en provenance des rapports de consommation reçus des fournisseurs.
La coordination qu’il effectue permet également de s’assurer que les autorisations sont conformes au plan de délégation de signature de l’organisation qui adhère à un regroupement d’achats.